Quản lý vận hành nhà chung cư là một công việc đòi hỏi sự chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật và đảm bảo lợi ích của cư dân, chủ đầu tư, cũng như an toàn tài sản.
I. Lưu ý pháp lý – Tuân thủ quy định pháp luật
1. Thực hiện theo Luật Nhà ở và các Nghị định hướng dẫn
- Luật Nhà ở 2014 (sửa đổi, bổ sung 2023)
-Nghị định 99/2015/NĐ-CP
- Thông tư 02/2016/TT-BXD quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư
2. Thành lập Ban quản trị chung cư
- Ban quản trị đại diện cư dân, phối hợp với đơn vị vận hành
- Được bầu công khai, minh bạch
- Có con dấu, tài khoản ngân hàng riêng để quản lý quỹ
3. Lựa chọn đơn vị quản lý vận hành đủ điều kiện
- Phải là đơn vị có chứng chỉ hành nghề quản lý vận hành nhà chung cư do Bộ Xây dựng cấp
- Có đội ngũ kỹ thuật, bảo trì, an ninh, vệ sinh,… chuyên nghiệp
4. Quản lý và minh bạch quỹ bảo trì (2%)
- Chủ đầu tư phải bàn giao quỹ bảo trì cho Ban quản trị sau khi thành lập. Quỹ này dùng cho việc sửa chữa lớn, bảo trì hạ tầng chung (thang máy, mái, hệ thống PCCC,...)
II. Lưu ý trong công tác vận hành – Đảm bảo hiệu quả & hài lòng cư dân
1. Quản lý kỹ thuật tòa nhà, Vận hành hệ thống:
- Điện, nước, thang máy, PCCC, camera, máy phát điện, thông gió,...
- Lập kế hoạch bảo trì định kỳ
- Có hồ sơ kỹ thuật, nhật ký bảo dưỡng rõ ràng
2. Quản lý an ninh và an toàn
- Có nhân viên bảo vệ 24/7, kiểm soát ra vào
- Kiểm tra hệ thống PCCC định kỳ, phối hợp tập huấn với cư dân
- Lắp đặt đầy đủ camera giám sát các khu vực chung
3. Quản lý vệ sinh và môi trường
- Đảm bảo vệ sinh hành lang, thang máy, tầng hầm, khu vực rác,...
- Xử lý rác thải sinh hoạt và rác tái chế đúng quy định
- Quản lý cây xanh, cảnh quan nội khu
4. Dịch vụ chăm sóc cư dân
- Thiết lập kênh phản ánh, tiếp nhận ý kiến qua app, email, hotline,...
- Tổ chức các sự kiện cộng đồng (Tết Trung thu, Noel, v.v.)
- Hướng dẫn cư dân mới, quản lý vận chuyển đồ đạc, đăng ký tạm trú,...
III. Lưu ý về tài chính – Minh bạch & đúng mục đích
1. Quản lý thu – chi quỹ chung cư minh bạch
- Phí dịch vụ, điện hành lang, nước tưới cây, bảo vệ, vệ sinh, bảo trì,...
- Công khai tài chính định kỳ cho cư dân (tháng, quý hoặc năm)
2. Công bố bảng giá phí quản lý dịch vụ
- Thu phí theo đúng diện tích căn hộ (VNĐ/m²)
- Phải có nghị quyết đồng thuận của cư dân (qua hội nghị nhà chung cư)
IV. Các vấn đề thường gặp cần chú ý
- Tranh chấp phí dịch vụ: Minh bạch trong thu chi, giải thích rõ cơ cấu chi phí
- Hư hỏng hệ thống kỹ thuật: Lập lịch bảo trì định kỳ, thuê kỹ thuật viên có kinh nghiệm
- Mâu thuẫn cư dân – bảo vệ: Đào tạo nhân sự dịch vụ, thiết lập quy trình xử lý phản ánh
- Chủ đầu tư chậm bàn giao quỹ bảo trì: Đề nghị UBND cấp xã hỗ trợ giải quyết hoặc khởi kiện hành chính
V. Ứng dụng công nghệ vào quản lý
- Sử dụng phần mềm quản lý chung cư (VD: Building Care, Landsoft,...). Tích hợp: Quản lý cư dân, xe, hóa đơn, sổ tay cư dân, Gửi thông báo, nhận phản ánh trực tuyến, Báo cáo tài chính tự động.